8 порад для організації Ваш офіс

1. Оцініть свої простору Перед налаштуванням офісу або реорганізувати існуючий, ви хочете, щоб думати про мету цього простору. Багато із завдань, які ви робите в офісі надихати зволікання, так що це особливо важливо, що вам подобається бути там. Переконайтеся, що у вас є зручний стілець стіл і належне освітлення. Якщо ваші стіни білі, повісити полиці або картини, щоб скоротити відблиски.

2. Округлення до правильні інструменти Важливо, щоб зняти офіс паль і покласти всі документи у вертикальному положенні, щоб Ви могли швидко знаходити їх без риття. Чи використовуєте ви шафи, ящики подачі або подачі ящиків особистого вибору. Просто переконайтеся, що у вас є якась система реєстрації.

Ви хочете, щоб викласти свій простір так, щоб файли, які ви використовуєте найчастіше можуть зберігатися поруч з робочим столом, у той час як файли, доступ рідше можна зберігати подалі. Якщо у вас немає багато місця, ви можете зберігати файли, які ви майже ніколи не потрібно, наприклад, старі документи податку, в іншій кімнаті повністю.

3. Усе має місці

Як очистити ваш офіс і мати справу з майбутнім документи, розглянемо мантру – все повинно місці. Навіть якщо це місце знаходиться в сміттєву корзину пам'ятати мнемонічних "RAT" (так що ви не будете поновлення RAT) в кожен папірець, яка перетинає вашому столі. Тобто, ви повинні зберегти його, діяти на ньому, або кинути її.

Ці ж правила поширюються на електронну пошту та електронні файли. Ваш настільний комп'ютер не місце для документів, плаваючі навколо, вони належать в файлах. Так як електронна пошта увійти, ви повинні видалити їх, файл них, або читати їх і відповідати негайно.

4. Подумайте, перш ніж друкувати

Ви не можете звинувачувати всі ваші безлад на пошті, на жаль. Ми також створюємо багато паперу палі на нашу власну. З такою великою кількістю інформації в нашому розпорядженні, як ми переглядати веб-сторінки, вона може виникнути спокуса друкувати кожну цікаву річ, яку ми знайти. Але зупиніться і подумайте перш ніж натиснути кнопку друку. Чи буде ця інформація буде доступна в майбутньому на цьому сайті або в іншому місці? Швидше за все. Чи будете ви читати його, якщо ви його роздрукувати? Напевно, немає. 5. Створіть політику зберігання записів

Незважаючи на технічний прогрес, Є певні файли, наприклад, кадрового обліку і корпоративних документів, які вам необхідно зберігати протягом тривалого періоду часу, або, можливо, назавжди. За даними Iron Mountain, управління національних рекорди компанії, приблизно на 5% записів, компанії повинні бути збережені на невизначений термін. Інші 95% ваших файлів може бути або викинути негайно або зберігатися протягом певного періоду часу, то відкидається. Щоб управляти цим процесом, ви повинні планувати запис зберігання. Наступні прості керівні принципи управління файлами є корисними:

  • Тримайте до нескінченності: річна бухгалтерська звітність, корпоративні документи (у тому числі корпоративних статут, вчинки і сервітути, інвентар, хвилин ради директорів зборах, трудових договорів, товарних знаках та реєстрація заявок), і дохід документів та сплати податків чеки.
  • Майте протягом 6 років: виписки з банківських рахунків, що втратили чинність чеків, купівля записів (замовлення на купівлю, платіжні документи, рахунків-фактур), а рекорди продажів (рахунки, щомісячні звіти, доставка документів і замовлення клієнтів покупки).

Комментарии запрещены.